Subject Filing System Adalah Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip Berdasarkan
Tidak ada batas waktu peminjaman arsip
Tidak adanya aturan batas waktu peminjaman arsip juga termasuk kendala dalam sistem manajemen arsip. Karena, seseorang atau suatu kelompok bisa meminjam arsip dalam jangka waktu lama atau terkadang tidak dikembalikan. Akibatnya, pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut akan kesulitan.
Apa itu Sistem Penyimpanan Arsip?
Setiap perusahaan atau organisasi biasanya memiliki arsip yang disimpan sesuai dengan sistem penyimpanan arsip mereka. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. Supaya, arsip itu lebih mudah dan cepat dicari ketika dibutuhkan sewaktu-waktu.
Menurut Muhidin dan Winata (2016), sistem penyimpanan arsip merujuk pada salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin Penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa mendatang.
Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan dan perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
Sedangkan, Wursanto (2001) mengatakan sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga warkat-warkat itu bisa ditemukan kembali lebih cepat ketika diperlukan lagi.
Sugiarto (2005) menjelaskan ada enam sistem penyimpanan arsip, yakni sistem abjad, sistem geografis, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna.
Sistem warna dalam penyimpanan dokumen berfungsi sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem warna bisa dikombinasikan dengan sistem penyimpanan lain.
Misalnya, penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip bisa membantu kegiatan Kearsipan.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan Arsip adalah langkah-langkah untuk menyimpan sebuah arsip. Dalam prosedur penyimpanan arsip, terdapat dua jenis yaitu penyimpanan sementara dan penyimpanan tetap. Berikut adalah penjelasannya:
Kelemahan Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Macam-macam sistem penyimpanan memiliki kelemahan masing-masing. Adapun kelemahan dari sistem subjek antara lain:
e. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan geografis atau wilayah biasanya akan dikelompokkan sesuai daerah atau wilayah yang tertera dalam surat atau dokumen. Kemudian, penyimpanan arsip akan dikelompokkan berdasarkan tempat penyimpanannya, yakni disusun sesuai kota, daerah, atau negara asal dokumen tersebut dan tujuannya.
Menurut Sedarmayanti (2005), sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu.
Adapun kelebihan dari sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:
Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip sesuai geografis atau wilayahnya, antara lain:
Baca Artikel : Pengelolaan Bahan Pustaka
Jenis-jenis Sistem Penyimpanan Arsip
Di Indonesia sendiri, ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang bisa digunakan oleh organisasi, perusahaan maupun instansi pemerintah. Adapun beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang perlu Anda ketahui, antara lain:
Keamanan dan Perlindungan Data
Filing System membantu melindungi dokumen penting dari resiko kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. Dokumen – dokumen sensitif dapat disimpan dengan aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin.
Macam – Macam Filing System
Sistem subjek (subjectical filing system)
Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan arsip yang mengelompokkan arsip berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan atau instansi pemerintahan cocok dengan sistem ini. Cara penyimpanan dan penemuan arsip sistem subjek berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Kelebihan penggunaan sistem subjek yaitu, waktu untuk mencari dokumen lebih hemat karena permasalahannya berada pada satu tempat penyimpanan. Kita juga dapat memperluas dokumen subjek secara mudah dengan menyisipkan subjek baru atau menambah sub subjek pada subjek utama.
Kelemahan penggunaan sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem subjek yaitu, pengklasifikasian yang sulit apabila ada berbagai perihal atau subjek yang hampir sama. Apabila tidak membatasi penggunaan istilah, penyimpanan tidak efektif. Daftar subjek atau daftar klasifikasi dapat rawan tumbuh secara tidak terkendali. Butuhnya bantuan analisis arsip berpengalaman untuk mengembangkan daftar klasifikasi. Penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek dapat mempersulit pencarian.
Baca juga: Beralih ke Paperless dengan 8 Langkah Mudah
d. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor atau numerical filing system biasanya digunakan sebagai pengganti nama orang atau nama badan dalam metode penyimpanannya. Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang melakukan indexing atau klasifikasi berdasarkan nomor.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor juga dikenal sebagai indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip ditentukan berdasarkan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.
Ada 4 macam sistem nomor yang digunakan dalam penyimpanan arsip, meliputi sistem nomor berdasarkan decimal, sistem nomor berdasarkan terminal, sistem nomor berdasarkan middle digit, dan sistem nomor soundex.
Pada sistem nomor, ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.
Filing sistem nomor dewey juga disebut sebagai system decimal yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut ini:
Filing sistem nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang menggunakan nomor urut dalam buku arsip dan perlu memperhatikan:
Adapun kelebihan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain:
Sedangkan, kelemahan dari penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor, antara lain:
